Les phrases à bannir en réunion : celles qui font décrocher la salle

Pourquoi « n'hésitez pas à poser des questions » fait-il l'effet inverse ?

La personne termine son exposé, regarde la salle… et dit : « Voilà… n'hésitez pas à me poser des questions. »

Et là, il se passe quelque chose d'assez curieux.

Silence.

Les gens regardent leurs notes. Certains ferment leur ordinateur. D'autres font semblant de réfléchir.

C'est un moment presque universel dans les réunions, voire malaisant. Et pourtant, cette phrase paraît parfaitement normale.

Alors pourquoi produit-elle si souvent exactement l'effet inverse de ce qu'on cherche ?

Parce que notre cerveau fonctionne d'une manière assez particulière. Une consigne négative fait d'abord surgir l'idée même qu'elle voulait écarter.

Par exemple. Si je vous dis : « Ne pensez pas à un ballon rouge. » C'est trop tard. Vous venez d'en voir un. Dans une salle, c'est la même chose. Quand on dit « n'hésitez pas », c'est l'idée… d'hésitation qui s'invite dans la salle.

Le psychologue Daniel Wegner a rendu l'expérience célèbre en 1987 avec un ours blanc : à des participants à qui l'on demandait de ne surtout pas y penser, l'ours revenait sans cesse en tête.

Et il y a un deuxième problème. Cette phrase ne donne aucune impulsion. Personne ne sait vraiment quoi faire. Vous avez remarqué, tout le monde attend que quelqu'un d'autre parle ?

Alors quoi faire… Par exemple : « Quelle est la première question qui vous vient à l'issue de cette 1ère partie ? » Ou : « Qu'est-ce qui vous interpelle dans ce que je viens de dire ? »

À ce moment-là, vous sonnez le départ.

Et très souvent, c'est ce petit détail qui transforme un silence gênant… en vrai échange. La prochaine fois que vous terminez une présentation, testez simplement ceci : remplacez « n'hésitez pas » par une question précise qui donne un point de départ, marquez un silence à combler. Vous verrez que la dynamique de la salle change immédiatement.

« Vous avez des questions ? », « Tout le monde suit ? » : que produisent-elles ?

Ces questions, la plupart des managers les utilisent tous les jours sans s'en rendre compte :

• « Vous avez des questions ? »
• « Bon… personne ne réagit ? »
• « Tout le monde suit ? »

Le problème tient à ce que la phrase produit dans le cerveau du public : fermeture, pression sociale, passivité, perte d'attention.

Et une réunion où les équipes décrochent ralentit les décisions, affaiblit le leadership, dilue les messages et finit par coûter très cher en engagement.

Une mauvaise question ferme une salle. Une bonne question ouvre une réflexion.

Par exemple, au lieu de « Vous avez des questions ? », essayez : « Quel point mérite selon vous d'être clarifié avant qu'on avance ? » Même intention. Effet totalement différent. La première met une salle sous pression. La seconde ouvre une réflexion collective.

C'est ce que nous travaillons dans GoodSpeakVR : le verbal, le non-verbal, les interactions, les réactions sous pression, dans des situations réelles de réunion. Parce qu'au fond, une réunion se pilote : l'attention, les émotions, les interactions et les décisions.

Pourquoi « C'est clair ? » ne vérifie-t-il rien ?

Salle de réunion. Quelqu'un parle. Tout le monde hoche la tête. À la fin : « Bon… c'est clair ? » Quelques « oui ». Et pourtant, rien ne bouge.

Les managers français passent en moyenne 27 jours par an en réunion, selon le baromètre Ifop pour Wisembly de 2018. Le vrai sujet, ici, c'est la parole.

On pense que parce que c'est dit… ça agit. C'est faux.

Arrêtez « c'est clair ? ». Personne ne va dire non. Remplacez par : « Qu'est-ce que vous retenez concrètement ? » ou « Quelle est la prochaine action que vous lancez ? » Là, vous testez la réalité.

Ensuite, utilisez une méthode simple pour verrouiller l'effet : la règle des 3 A, Action, Alignement, Attribution. À la fin de chaque prise de parole :

• Action : qu'est-ce qui est lancé concrètement après cette réunion ?
• Alignement : est-ce que tout le monde a compris la même chose ? Faites reformuler.
• Attribution : qui fait quoi, précisément, et pour quand ?

Si ces 3 points ne sont pas clairs, rien ne se passera.

On a appris à parler. Vérifier l'effet de ce que l'on dit, personne ne nous l'a enseigné. Et c'est exactement pour ça que tant de réunions ne produisent rien.

Quelles autres formules usent l'attention d'une salle ?

« Je vais essayer d'être rapide… » Probablement la phrase la plus utilisée pour annoncer à une salle qu'elle va souffrir.

Le problème, c'est que beaucoup de prises de parole détruisent l'attention phrase après phrase. Et le pire, c'est que ces formulations semblent totalement normales :

• « Comme vous le savez… »
• « Nous allons voir plusieurs axes… »
• « Techniquement… »
• « Vous voyez la slide ? »
• « Voilà… Voilà »

En apparence, rien de grave. Mais dans le cerveau d'une audience, ces phrases produisent souvent la même chose : une baisse d'attention, une fatigue cognitive, une perte d'efficacité, un décrochage progressif.

Les réunions qui décrochent commencent rarement par un mauvais fond. Elles commencent souvent par une mauvaise accroche, un langage flou, des transitions faibles, des formulations qui diluent l'autorité, et des phrases qui cassent le rythme mental.

J'ai regroupé dans un visuel 12 formulations extrêmement répandues en réunion, et surtout ce qu'elles produisent réellement dans une salle. Et honnêtement, une fois qu'on commence à les entendre, on ne peut plus faire semblant de ne pas les remarquer.

Par quoi remplacer ces phrases ?

• À la place de « N'hésitez pas à me poser des questions » : « Quelle est la première question qui vous vient à l'issue de cette 1ère partie ? » ou « Qu'est-ce qui vous interpelle dans ce que je viens de dire ? »
• À la place de « Vous avez des questions ? » : « Quel point mérite selon vous d'être clarifié avant qu'on avance ? »
• À la place de « C'est clair ? » : « Qu'est-ce que vous retenez concrètement ? » ou « Quelle est la prochaine action que vous lancez ? »

Pour « Je vais essayer d'être rapide… » ou « Comme vous le savez… », le même réflexe fonctionne : dites directement ce que vous voulez que la salle retienne, sans commenter votre propre prise de parole.

Comment se débarrasser de ces habitudes ?

On ne corrige pas une habitude en la comprenant. On la corrige en l'entendant, en la remplaçant, puis en recommençant. La formation fait comprendre. L'entraînement transforme.

Sur la plateforme GoodSpeakVR, animer une réunion fait partie des situations proposées pour s'entraîner. Vous parlez, la plateforme analyse en direct le verbal, le vocal et le visuel, puis vous recevez un décryptage et des conseils. Vous recommencez, jusqu'à ce que la bonne phrase vienne toute seule.

En préparant ces visuels, je me suis amusé à lister les phrases que nous avons (presque) tous entendues en réunion. Le plus drôle, c'est qu'on les reconnaît immédiatement. Le plus inquiétant, c'est qu'on continue à les prononcer.

Et vous, quelle est la meilleure question qu'un manager vous ait déjà posée en réunion ?